校政发综〔2017〕6号

 

 

各单位、各部门：

《湖北文理学院公文处理暂行办法》已经学校领导审核同意，现予印发，请认真贯彻执行。

 

 

 

                                 2017年6月1日

 

 

— 1 —

湖北文理学院公文处理暂行办法

 

第一章  总则

第一条  为推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和教育部公文处理相关规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条  公文是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。学校各级领导干部、办事机构和公文处理人员，要高度重视和认真做好公文处理工作，更好地为学校改革发展服务。

第三条  公文处理的主要任务是：公文起草、审核、签发、印制、核发；公文办理和传递；公文立卷与归档；公文管理等。

第四条  学校办公室是学校公文处理的管理机构，主管以学校党委、行政、学校领导和学校办公室名义制发各类公文，并负责指导全校各单位部门的公文处理工作；负责受理学校各单位部门提交的请示和报告；负责校外来文的签收、呈批和督办落实。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关业务知识。

第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

— 2 —

第二章  公文种类

第六条  学校公文种类包括：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销各单位不适当的决定事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布、传达要求各单位部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（九）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

（十）纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条  学校各类公文格式均按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704—2012）执行。

— 3 —

第八条  学校各类公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称。

（二）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。机关代字一般由两个层次组成，第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办公文的部门代字。

（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（四）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（五）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关简称。

（六）正文。公文的主体，用来表述公文内容。公文首页必须显示正文。

（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（八）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（九）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

（十）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（十一）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十二）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，在印发机关和印发日期之前，与公文正文一起装订。

— 4 —

（十三）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其它机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十四）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十五）页码。公文页数顺序号。

第十条  公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），文字自左至右横写，在左侧装订。

第四章  行文规则

第十一条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条  学校各单位部门的行文关系，根据各自隶属关系和职责范围确定。

（一）学校各单位部门不得以本单位部门名义越级向学校主管部门行文。

（二）学校办公室根据授权可以向学校各单位部门行文。学校内设机构除中共湖北文理学院纪律检查委员会、学校办公室外，不得对外正式行文。

（三）湖北文理学院工会委员会和共青团湖北文理学院委员会可根据群团组织有关规定在系统内行文。

（四）因工作需要，相关单位部门的公文经学校批准后，可以学校党委或行政或学校办公室名义发布。

（五）学校各单位部门在各自职责范围内，因商洽工作、询问和答复问题、安排具体工作等需要，可向校内其他单位部门发布有

— 5 —

本单位部门标志的通知或工作联系函。

第十三条  校内请示和报告应当遵循以下规则：

（一）校内请示和报告应当一事一文，原则上只写一个主送单位，不得多头主送。如需同时送多个单位，应当采取抄送形式。

（二）校内请示内容属学校有关职能部门职责范围内的具体问题的，应当直接报送相关职能部门处理。学校各职能部门对职责范围内的工作，要尽职尽责地解决，不得推诿拖延。确需学校领导签批或研究解决的问题，职能部门要提出明确的建议意见。

（三）除校领导直接交办的事项外，校内请示和报告一般不得直接送校领导个人。

（四）校内报告不得夹带请示事项。

第五章  公文办理

第十四条  校内请示和报告的办理

（一）属职能部门和直附属单位职责范围内、需向学校请示和报告的重要事项，须经校领导签批同意后方可组织实施。

（二）主拟部门应就请示和报告事项作充分论述（论证），提出明确的处理（拟办）建议意见，并附有依据或理由。

（三）校内请示和报告事项需征求其他相关单位部门意见的，主办部门应主动协商会签。协同部门应签署明确的建议意见并附有依据或理由。

（四）二级学院和科研机构需向学校请示和报告工作的，须根据工作类别，报经相关职能部门签署明确的建议意见后，转递学校

— 6 —

办公室。职能部门不得原文转报或只署名、无明确意见。

（五）校领导按工作分工签批分管事项，批示意见应明确具体可操作。请示和报告事项涉及多位校领导的，由学校办公室分别送签，校领导不得横传。

第十五条  发文办理

（一）发文办理的主要程序包括：起草、审核、签发、印制、核发等。

（二）公文起草

1、具体要求

（1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，准确体现发文机关意图，同既有公文内容相衔接，所提办法措施切实可行。

（2）内容简洁，论证充分，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，文种正确，格式规范。

（3）公文涉及其它单位部门职责范围内事项的，须提前征求意见并达成一致。

（4）所拟公文如系落实上级机关或有关单位来文要求，应将来文附后，以便审核。

2、各单位部门主要负责人应熟悉公文起草要求，并对本单位部门起草的公文质量负责。

3、公文起草后填写拟文处理签，经单位部门主要负责人签署意见后，交学校办公室审核。

4、公文内容涉及多个单位部门的，以主办单位部门为主拟文，

— 7 —

相关单位部门会签。会签意见应明确具体。

（二）公文审核

1、审核标准

（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确；内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否准确体现发文机关意图；是否同既有公文内容相衔接；所提办法措施是否切实可行。

（2）涉及有关单位部门职责范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（3）文种是否正确，格式是否规范。

2、属学校规范性文件的，在交由学校办公室传递前，应由法规部门进行合法合规性审查并附署明确意见。

3、经审核不宜发文的公文文稿，应退回起草单位部门并说明理由；符合发文条件但内容需修改完善的，由起草单位部门修改后重新报送。

（三）公文签发

凡以学校党委、行政、学校领导和学校办公室名义制发的公文，其内容属业务性、单项工作的，由主（分）管该项工作的校领导签发；其内容属综合性、重大工作的，由学校主要领导签发。

（四）公文印制及核发

学校办公室负责公文印制及上网工作，同时负责对成品文件进行核发，确保公文格式规范、文字和标点无错误、印刷美观、装订整齐、分发和报送及时。

— 8 —

第十六条  校外来文办理

（一）签收、登记。校外来文由学校办公室公文处理人员进行签收并登记在册。

（二）送呈、传阅。学校办公室负责呈校领导批示。根据校领导批示和工作需要，学校办公室将公文转送传阅对象阅知或办理。学校办公室应随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延传。

（三）承办、督办。公文承办单位应按照领导批示和公文要求认真、及时办理。学校办公室负责了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文、重要公文由学校办公室安排专人负责催办。

第六章  公文立卷归档

第十七条  学校公文拟文处理件、校内请示和报告、校外来文阅办件在办理完毕后均应归档。由学校办公室按自然年分类编制目录清单，按规定进行移交。具体归档要求参照相关档案工作规范。

（一）以学校党委、行政、校领导和学校办公室名义发布的公文，与签批原件、有修改痕迹的定稿一并归档。

（二）校内请示和报告、校外来文阅办件在签批、办理完毕后，由学校办公室统一归档、移交、备查。

第七章  公文管理

第十八条  学校办公室安排专人分别负责学校公文拟文处理件、校内请示和报告、校外来文的收发和处理工作。

第十九条  学校公文拟文处理件、校内请示和报告、校外来文

— 9 —

在处理完毕后，各单位部门根据工作需要可持复印文本。复印文本加盖学校办公室专用印鉴后，具有与原件同等效力。

第二十条  学校公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十一条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十二条  不具备归档和存查价值的公文，经批准可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第二十三条  工作人员离岗离职时，所在单位部门应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十四条  本办法未涉及的其他公文，应依照有关规定进行处理。

第八章  附则

第二十五条  本办法由学校办公室负责解释。本办法自发布之日起执行。原有相关规定即行废止。

 

 

 

 

─────────────────────────────

湖北文理学院办公室                  2017年6月1日印发

─────────────────────────────

                                                     共印5份

— 10 —